Den samlede godkendelsesproces kort fortalt

Før styrelsen kan begynde sin sagsbehandling, skal styrelsen have modtaget en ansøgning om godkendelse. En del af ansøgningsmaterialet skal være vurderet af en uvildig, teknisk ekspert, også kaldet 'assessor'. Assessor udarbejder en sikkerhedsvurderingsrapport, som skal indgå i ansøgningsmaterialet.

Før en letbane kan tages i brug skal en lang række godkendelser være på plads. Styrelsen skal f.eks. godkende letbanens infrastruktur, hvordan letbanen skal vedligeholdes, hvordan trafikken på letbanen skal afvikles samt de virksomheder, som er ansvarlig for enten anlægget eller transporten af passagerer, dvs. infrastrukturforvalter og letbanevirksomhed. Figuren ovenfor viser samtlige godkendelser.

Anlæg af ny jernbaneinfrastruktur som f.eks, en letbane, er en teknisk og konstruktionsmæssig kompleks opgave, og dokumentationen af, om letbanens faste anlæg lever op til relevante sikkerhedskrav, at letbanen vedligeholdes på en forsvarlig måde, at trafikken på letbanen afvikles forsvarligt samt at de virksomheder, som har ansvaret for enten anlægget eller transporten af passagerer, opfylder de relevante krav, nødvendiggør en række godkendelser. Det gælder ikke mindst, når man har med en helt ny letbane og nye virksomheder at gøre.

Alle godkendelser skal være på plads, før en letbane må tages i brug. Godkendelserne kan dog i visse tilfælde gives med betingelser, hvis der er forhold, som ikke er helt på plads på det tidspunkt, hvor letbanen tages i brug. Forholdene må dog ikke påvirke sikkerheden på letbanen. Der vil altid være enten være en tidsfrist for at få bragt forholdene på plads eller et påbud om begrænsninger i driften af den enkelte letbane.

Ved store anlægsprojekter, som f.eks. etablering af nye letbaner, vil styrelsen som tidlig som mulig i processen begynde dialogen med de relevante parter, dvs. de kommende ansøgere. Denne dialog vil typisk begynde flere år, før den nye letbane skal tages i brug. Formålet er at sikre, at der mellem ansøger og styrelsen er en fælles forståelse af projektets omfang og dermed også det godkendelsesforløb, som ansøgeren skal igennem. 

Styrelsen er således allerede i tæt og løbende dialog med fx Odense Letbane og Hovedstadens Letbane. Når de enkelte projekter når så langt i deres forberedelse, at de er klar til at indsende endelige ansøgninger, så har styrelsen en række servicemål, som tilsiger, at sagsbehandlingen af de endelige ansøgninger skal kunne gennemføres på fire måneder. Sagsbehandlingen kan dog tage længere tid, hvis der er forhold i ansøgningsmaterialet, som ikke er tilstrækkelig belyst eller dokumenteret.

Blandt de faktorer, som kan forlænge sagsbehandlingstiden er mangler i dokumentationen, udestående aktiviteter, manglende opfyldelse af krav til godkendelserne, forsinket fremsendelse af dokumentation, manglende overholdelse af aftalt tidsplan mv. Det kan også skyldes, at den uvildige tredjepart, assessoren, i sin vurdering påpeger, at der er en række sikkerhedskritiske forhold, som skal håndteres. Det er pga. kompleksiteten i store anlægsprojekter ikke usædvanligt, at der opstår behov for yderligere afklaring eller dokumentation af forskellige forhold og derfor er en åben dialog imellem styrelsen og ansøgeren også af afgørende betydning.

Som udgangspunkt så skal alle letbaneprojekter igennem den samme godkendelsesproces. Godkendelserne kan dog variere lidt alt efter om der er tale om virksomheder, som ikke allerede er etableret som infrastrukturforvaltere eller jernbanevirksomheder, om letbanens eventuelle sammenhæng til andre baner, valget af letbanekøretøjer osv.

Både Letbaner og ”den almindelige jernbane” er underlagt lov om jernbane og skal derfor have en række af de samme godkendelser. Det skal dog bemærkes, at Letbaner f.eks. ikke skal overholde en række tekniske specifikationer, som ”den almindelige jernbane” i henhold til EU-reglerne ellers skal følge.

Selvom der allerede ligger nogle jernbanespor, vil der være behov for nye godkendelser. Det skyldes, at den ”gamle” jernbane er godkendt ud fra nogle forudsætninger om den aktivitet, som der oprindeligt var på den pågældende jernbanestrækning. Det kan være i forhold til valget af togtype, de tidligere tilladte hastigheder, omfanget og typen af trafik, f.eks. om det er gods eller passagerkørsel mv. Det vil alt sammen være forhold, som har betydning for selve infrastrukturen, herunder f.eks. kørestrøm, sporvidde, sikrings- og køreledningsanlæg osv. Typisk vil en væsentlig del af disse dele af infrastrukturen skulle bygges forfra, selvom de oprindelige spor anvendes til f.eks. en ny letbane.

Derudover kan det være en ny virksomhed, som skal bruge den pågældende jernbanestrækning, og virksomheden skal derfor også kunne dokumentere, at den har de relevante producerer på plads i forhold til netop denne jernbanestrækning. Sagt på en anden måde, hvis der kommer en ny type drift, væsentlig ombygning af infrastrukturen, nye køretøjer, en anden virksomhed, vil der skulle indhentes godkendelser, som afspejler disse forandringer. I praksis vil det naturligvis være sådan, at man kan ”bygge videre” på fundamentet af det, som tidligere har været godkendt, i stedet for at skulle begynde helt forfra.

Anlæg af ny jernbaneinfrastruktur som f.eks. en letbane er en teknisk og konstruktionsmæssig kompleks opgave, og dokumentationen af, at letbanens faste anlæg dvs. infrastrukturen, som f.eks. sikringsanlæg, kørekontrolanlæg, køreledningsanlæg, broer og perroner lever op til relevante sikkerhedskrav, at letbanen vedligeholdes på en forsvarlig måde, at trafikken på letbanen afvikles forsvarligt samt at de virksomheder, som har ansvaret for enten anlægget eller transporten af passagerer, opfylder de relevante krav, nødvendiggør en række godkendelser. Det gælder ikke mindst, når man har med en helt ny letbane og nye virksomheder at gøre.

Virksomhederne vil derfor ofte skulle bruge såkaldte assessorer til at validere grundlaget for de godkendelser, som virksomhederne skal have hos styrelsen. Med brugen af assessorer sikres det, at der i godkendelsesprocessen er en uvildig, faglig kompetent tredjepart, som vurderer ansøgningsmaterialet. Assessors gennemgang af materialet er således et vigtigt element i at sikre, at ny jernbaneinfrastruktur f.eks. en letbane har et tilstrækkeligt højt sikkerhedsniveau.